Fue en el mes de enero de 2013 cuando recibimos una llamada en la oficina desde la Organización Mundial de Aduanas, con sede en Bruselas, interesados en conocer nuestros servicios de Organización de Congresos, con motivo de su próximo congreso mundial en el que habían seleccionado a Madrid como sede de su edición de abril de 2014.
Tras varios intercambios de llamadas y escritos, la dirección de PAP Congresos se desplazó a su “Headquarted” en Bruselas, donde mantuvimos maratonianas reuniones para conocer los antecedentes de esta reunión y los requerimientos deseados para este congreso.
Los servicios solicitados fueron…
Sede de celebración con:
- Sala plenaria para 800 personas en formato auditorio.
- 6 salas paralelas para sesiones de trabajo.
- 2 salas de subcomisiones.
- 2 salas de Staff.
- Servicios de catering consistentes en pausas de café y almuerzos durante tres días.
- Área de exposición de 800 metros cuadrados brutos.
- Zona demostraciones exterior para servicios aduaneros de inspección de camiones y perros especializados en localización de sustancias estupefacientes, explosivos, dinero y tabaco.
Conoce todos los detalles
Decidimos montar una oferta de alojamiento para 800 personas en al menos 20 hoteles de distintas categorías en Madrid, con pago directo de sus estancias. El auditorio tenía audiovisuales de sonido, proyección e iluminación con un sistema de proyección en sala plenaria compuesto por una pantalla de gran formato con fondo de imagen del evento y ventanas con las imágenes tomadas por las cámaras en vivo intercalando las presentaciones de los ponentes.
Por otro lado, contratamos azafatas bilingües para asistir a los participantes, y decoramos todas la áreas interiores y exteriores para la ocasión. Desarrollamos un sitio web con información completa del evento y de los servicios ofertados a los participantes. La página incluía un formulario de inscripción en tres idiomas (español, inglés y francés) para los asistentes en sus distintas categorías de Organización, ponentes, patrocinadores, expositores, prensa y congresistas. También nos hicimos cargo del proceso de inscripción y confirmación de registros en sus distintas tipologías.
En lo relativo al congreso, nos encargamos de la producción de elementos de soporte de acreditaciones como son los plásticos portaidentificativoas y las cintas con la imagen del congreso y de los patrocinadores a color. Control de accesos, mediante escaneo de códigos de barras e inclusión de códigos de QR para intercambio de datos entre participantes.
También hicimos el envío de acreditaciones mediante documentos pdf para que el participante no esperara innecesariamente para su entrega. Entrega de documentación propia de la reunión, como es el programa, la carpeta el bolígrafo el block de notas, información de la exposición comercial y los patrocinadores y el soporte de las acreditaciones.
Coordinación con los servicios de seguridad tanto internos de la sede, como de autoridades invitadas. Comercialización de paquetes de patrocinio con diseño, construcción y otros servicios para la zona de exposición comercial, como pueda ser catering, azafatas, imprenta, obsequios, audiovisuales, etc. Liquidación de cuentas y cumplimento de las obligaciones tributarias generadas.
Resultados
- Más de 800 participantes.
- Ceca de 90 países representados.
- Más de 2500 pernoctaciones en la ciudad de Madrid.
- Éxito para España como anfitrión de una reunión tan importante.
