PAP Congresos es la empresa del Grupo PAP especializada en la organización de eventos y congresos. Entre sus principales servicios se encuentran:
Promoción y Coordinación de Todo Tipo de Actos, Presentación de Productos
- Asesoramiento al Comité Organizador en la selección de sede.
- Apoyo y asesoramiento al organismo o institución que desee presentar una candidatura, facilitando los datos esenciales para la propuesta.
- Obtención de materiales informativos de diversas sedes ( regiones, ciudades, palacios de congresos, centros de convenciones, hoteles) para que el Comité pueda tener una visión global de las sedes propuestas antes de tomar decisiones.
- Asesoramiento, apoyo y seguimiento en las reuniones del Comité Organizador preparatorias del evento.
- Confección de un cronograma concreto de acciones a desarrollar de acuerdo con los objetivos planteados por la entidad convocante.
- Creación de un presupuesto general de gastos e ingresos tanto fijos como variables.
Megafonía, Decoración, Animación
- Promoción y contratación de espacios en la exposición comercial anexa (facturación, seguimiento de cobros, liquidación de IVA, etc.).
- Planificación y materialización de exposiciones anexas al evento con su presupuesto de costes e ingresos.
- Asesoramiento y contratación de equipos especializados para audiovisuales incluyéndose en estos los indispensables para la interpretación en diferentes idiomas.
- Decoración y adecuación de salas y recintos especiales tanto para reuniones como para actos sociales.
- Diseño y desarrollo de un programa social completo del evento incluyendo actuaciones artísticas, animación, etc.
- Logística de materiales propios del evento hasta la sede y su correspondiente reparto.
Azafatas, Intérpretes, Traducciones, Proyecciones
- Azafatas con o sin idiomas para las diversas funciones de información, registro, atención a salas, ponentes, etc.
- Selección y contratación de traductores e intérpretes de conferencias.
- Videoconferencia, asesorando para obtener las mejores condiciones de las empresas especializadas en este tipo de servicios.
- Esta empresa es pionera en la implantación de sistemas de acreditación, por lectores de códigos de barras y RFID (Radio-frecuencia), en Congresos, Ferias y Exposiciones, habiendo adquirido, para ello, un amplio parque informático, transportable y fácilmente instalable en cualquier lugar.
Diseño y realización de Exposiciones, Contratación de Salones
- Contratación de salones de reunión y actos sociales.
- Servicios generales de secretaría técnica del congreso o reunión, domiciliando el congreso en nuestras oficinas, atendiendo teléfonos, correo postal y electrónico, fax, y atención personal por parte de nuestra plantilla con dominio de diferentes idiomas. Recepción y tramitación de inscripciones. Facturación, seguimiento y cobro de cuotas con sistema contable individualizado para cada evento, liquidación del IVA correspondiente a toda la facturación realizada, cierre de cuentas con absoluta transparencia y gestión completa de la administración de la reunión, incluyendo el pago a proveedores y a todas las empresas prestatarias de servicios.
- Creación de la documentación propia del evento para su divulgación y promoción (página Web, programa preliminar, comunicaciones, formularios, etc.).
- Habilitación de un programa específico para registro e inscripción On- line.
Transportes (Autocares y Coches), Vuelos, Transfers, Acompañamientos y Guía, Hoteles
- Transporte de participantes en autocares o coches privados con o sin conductor a tarifas especialmente negociadas.
- Alojamiento en Hoteles (a través de nuestra agencia de Viajes C.I.C.M.A. 1194) para participantes, ponentes, expositores, etc. con tarifas negociadas y ventajosas.
- Asesoramiento general en temas de protocolo, ordenación de autoridades, gestión para presencia de autoridades en los actos del evento, etc.
- Gestión con los organismos pertinentes para acotamiento de espacios de estacionamiento de autocares y coches de los participantes y otras facilidades que suele prestar la Policía Local.
- Asesoramiento y gestión de pólizas de seguros para anulación del congreso y atención a los participantes en caso de accidente.
Colaboraciones y Funciones
La Secretaría General del Congreso se compone con un equipo mínimo de tres personas y se realiza una aportación temporal del material de oficina necesario (ordenadores, impresoras, fotocopiadoras, almacenes, teléfonos, faxes, Correo Electrónico, etc.).
Entre otras funciones nos encargamos de:
- Coordinación y envío de E-mailing para convocatoria. (BBDD facilitadas por el cliente)
- Desarrollo y alojamiento, si fuera necesario de la Web informativa Congreso, con formularios de inscripción “On- line” y acceso al Comité organizador a la zona restringida de control de inscripciones.
- Localización y reserva mediante contrato, de sede
- Decoración general de salas, exposición comercial, con diseño de stands – Contacto permanente con los expositores para cumplimiento de la Normativa desarrollada para ese congreso y solicitud de información comercial para confección de catálogo de Visitantes, ponencias a impartir, etc.
- Confirmación de todo tipo de servicios para la realización del evento, tales como Audiovisuales, azafatas, carteras de documentación, documentación impresa, bolígrafos, blocks, decoración floral, servicio de fotografía, servicios de seguridad, seguros sanitarios y de RR.CC. y mucho más…
- Coordinación Técnica durante la realización del Evento.
- Servicios de consultoría de Protocolo.
- Realización de identificativos (etiquetas) para asistentes, incluso con impresión y lectura por zonas de Códigos de barras o RFID para confección de estadísticas sobre los puntos de interés y posterior análisis de interés…
- Control de proveedores contratados bajo la intermediación de P.A.P. CONGRESOS, S.L. que faciliten servicios. – Creatividad y realización del diseño
- Organización de viajes de los ponentes.
- Organización de viajes y alojamientos para ponentes e invitados
- Oferta de alojamientos para asistentes
- Control de Ingresos y gastos P.A.P. Congresos, realiza desde sus oficinas cada uno de los pasos necesarios para que el éxito del trabajo esté garantizado a través de un sólo interlocutor, aportando seguridad y confianza.
